MEMBANGUN SISTEM INFORMASI UNTUK PERUBAHAN MODEL BISNIS DAN DIGITALISASI PERUSAHAAN PADA PT. TELKOM

 

ARTIKEL ILMIAH

PENGANTAR SISTEM INFORMASI

“MEMBANGUN SISTEM INFORMASI UNTUK PERUBAHAN MODEL BISNIS DAN DIGITALISASI PERUSAHAAN PADA PT. TELKOM”

Yananto Mihadi Putra,S.E.,M.Si.,CMA.

 

Disusun oleh :

Yustika Putri Priandani (43219110058)

 

 

 

 

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS MERCUBUANA

 

 

ABSTRAK

Perkembangan teknologi yang begitu pesat dan diiringi dengan perkembangan sistem informasi yang berbasis teknologi. Hal ini menyebabkan terjadinya perubahan yang begitu cepat di dalam berbagai bidang dan menggagu tatanan usaha lama (disruption). Oleh karena itu transformasi digital (pengembangan system informasi) dapat dijadikan bentuk adaptasi dengan berkembangnya teknologi informasi.

Membangun suatu sistem informasi yang baru merupakan salah satu jenis dari perubahan organisasional yang direncanakan. Pengenalan dari suatu sistem informasi yang baru melibatkan jauh lebih banyak daripada perangkat keras dan perangkat lunak yang baru. Ini juga meliputi perubahan dalam pekerjaan, keahlian, manajemen, dan organisasi. Ketika kita merancang suatu sistem informasi yang baru, maka kita akan merancang ulang organisasi. Para pembangun sistem harus memahami bagaimana suatu sistem akan memengaruhi proses bisnis yang spesifik dan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Pengembangan sistem informasi ini bertujuan untuk mengoptimalkan proses pencatatan transaksi  yang  berhubungan  dengan  penjualan  dan  persediaan  barang  agar  proses  bisnis perusahaan lebih efektif dan efisien. Metode penelitian yang digunakan yaitu studi pustaka, metode  analisis  dan  perancangan.  Studi  pustaka  yaitu  mengumpulkan  berbagai  sumber-sumber kepustakaan, metode analisis yaitu mengadakan penelitian pada perusahaan dengan cara observasi langsung dan wawancara, analisis dan identifikasi terhadap kekurangan pada sistem manual serta merancang sistem  yang lebih baik. Metode Perancangan yaitu dengan merancang sistem yang baru menggunakan pendekatan berorietasi objek. Hasil yang dicapai yaitu suatu sistem informasi yang dapat mengintegrasikan data-data yang berhubungan dengan penjualan  serta  dapat  menyajikan  laporan-laporan  yang  dibutuhkan  sehingga  dapat mengefektifkan proses bisnis yang  berjalan  dan dapat  memberikan informasi yang  berguna untuk mendukung dalam pengambilan keputusan.

 

BAB I

PENDAHULUAN

Teknologi informasi dapat mempromosikan variasi dari derajat perubahan organisasional, yang berkisar dari penambahan bertahap hingga pencapaian lebih jauh. Gambar di bawah menunjukkan 4 jenis  dari  perubahan  struktural organisasional yang  dimungkinkan  dengan  teknologi  informasi: (l) otomatisasi, (2) rasionalisasi, (3) merancang ulang proses bisnis, dan (4) pergeseran paradigma. Masing-masing membawa risiko dan imbalan yang berbeda.

Bentuk yang  paling  umum  dari  perubahan  organisasional  yang  dimungkinkan  dengan Tl adalah otomatisasi  (automation). Penerapan yang pertama dari teknologi informasi yang melibatkan penugasan para karyawan untuk menger1akan tugas mereka dengan lebih efisien dan lebih efektif. Menghitung pencatatan slip gaji dan penggajian, memberikan kasir (teller) bank akses yang lebih cepat atas catatan tabungan konsumen, dan mengembangkan jaringan reservasi nasional bagi para agen tiket pesawat terbang, semuanya merupakan contoh-contoh dari otomatisasi pada masa awal.

Suatu bentuk yang lebih mendalam dari perubahan organisasional - salah satu yang mengikuti dengan cepat dari otomatisasi awal-adalah rasionalisasi prosedur (rationalization of producers). Otomatisasi sering kali mengungkapkan kemacetan-kemacetan yang baru dalam produksi dan membuat pengaturan prosedur dan struktur yang telah ada menjadi semakin merepotkan. Rasionalisasi prosedur adalah pelurusan prosedur operasional yang standar. Sebagai contoh, sistem MoneyGram untuk menangani pengiriman uang secara global yang efektif bukan hanya karena menggunakan teknologi komputer semata, tetapi juga karena perusahaan menyederhanakan proses bisnis bagi kegiatan operasional administrasinya. Langkah-langkah secara manual yang semakin sedikit diperlukan.

Dalam lingkungan perusahaan digital, organisasi perlu untuk dapat menambahkan, mengubah, dan  menghentikan  kemampuan  teknologi  mereka  dengan  sangat  cepat  untuk  menanggapi peluang-peluang yang baru, meliputi kebutuhan untuk menyediakan aplikasi bagi platform mobile. Perusahaan mulai menggunakan proses pengembangan yang lebih cepat, lebih informal yang menyediakan solusi dengan cepat. Sebagai tambahan menggunakan paket perangkat lunak dan para penyedia layanan eksternal, para pebisnis sangat bergantung pada teknik siklus yang cepat, seperti misalnya pengembangan aplikasi yang cepat, desain aplikasi bersama, pengembangan yang cerdas, dan komponen perangkat lunak yang dapat digunakan kembali yang terstandardisasi yang dapat dirakit ke dalam seperangkat jasa yang lengkap bagi e-commerce dan e-business.

 

 

 

 

BAB II

LITERATUR TEORI

Pengembangan sistem informasi adalah proses pencarian solusi atau pemecahan dari suatu masalah baik secara terstruktur, maupun berorientasi objek. Pengembangan secara terstruktur biasanya lebih menekankan pembuatan sistem berdasarkan proses kerja/prosedur yang telah ditetapkan. Sedangkan pengembangan sistem berorientasi objek lebih menekankan pembuatan sistem terhadap peranan objek yang terlibat dalam sistem tersebut.

Pembangunan sistem informasi merupakan hal yang penting dalam perkembangan sistem informasi. Berikut ini definisi pembangunan sistem informasi (Information System Development) menurut para ahli :

1.       Kumpulan kegiatan para analis sistem, perancang, dan pemakai yang mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi James Senn,(1989).

2.       Proses membangun dan mengimplementasikan sistem informasi sedemikian rupa sehingga sistem informasi tersebut menjadi ada/diwujudkan Toto Suharto,(2002:2).

3.       Proses merencanakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem informasi dengan menggunakan metode, taktik, dan alat bantu pengembangan tertentu

pengembangan sistem (system development) dapat berarti menyusun sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut :

1.       Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan-permasalahan yang timbul dapat berupa :

a.       Ketidakberesan.

b.      Pertumbuhan Organisasi

2.       Untuk meraih kesempatan-kesempatan (oportunities). Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya. Perangkat keras komputer, perangkat lunak komputer dan teknologi komunikasi telah berkembang dengan cepat. Organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu digunakan untuk penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan. Dalam keadaan pasar yang bersaing, kecepatan informasi serta efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi atau rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada.

BAB III

PEMBAHASAN

 

A. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi Yang Terencana

Membangun sistem informasi baru merupakan salah satu bentuk perubahan organisasi yang terencana. Pengenalan sistem informasi baru melibatkan lebih banyak daripada perangkat keras dan perangkat lunak baru. Ini juga mencakup perubahan dalam pekerjaan, keterampilan, manajemen, dan organisasi. Saat merancang sistem informasi baru, kita mendesain ulang organisasi. Pembangun sistem harus memahami bagaimana sistem akan mempengaruhi proses bisnis dan organisasi secara keseluruhan.

B. Pembangunan Sistem Dan Perubahan Organisasi I

Teknologi informasi dapat mempromosikan berbagai tingkat perubahan organisasi, mulai dari yang inkremental hingga mencapai jangkauan yang jauh.

Empat jenis perubahan organisasi struktural yang dimungkinkan oleh teknologi informasi:

1.      otomatisasi adalah bentuk paling umum dari perubahan organisasi yang dimungkinkan oleh teknologi informasi

2.      rasionalisasi adalah bentuk perubahan organisasi yang lebih mendalam yang langsung mengikuti otomatisasi awal.

3.      perancangan ulang proses bisnis adalah bentuk perubahan organisasi yang lebih kuat melalui proses-proses bisnis dianalisis, disederhanakan, dan dirancang ulang.

4.      pergeseran paradigma adalah perubahan bisnis yang lebih radikal. Pergeseran paradigma melibatkan pemikiran ulang sifat dan bisnis, mendefinisikan model bisnis baru dan sering mengubah sifat perusahaan saat ini.

C. Perancangan Ulang Proses Bisnis

Business Process Reengineering (BPR, Rekayasa ulang proses bisnis) adalah pemikiran kembali secara fundamental dan perancangan kembali proses bisnis secara radikal, dihasilkan dari sumber daya organisasi yang tersedia.

BPR menggunakan pendekatan untuk perancangan kembali cara kerja dalam mendukung misi organisasi dan mengurangi biaya. Perancangan ulang dimulai dengan penaksiran level tinggi terhadap misi organisasi, tujuan strategis, dan kebutuhan pelanggan.

1.      Mengidentifikasi proses untuk perubahan: Salah satu dari strategi keputusan yang paling penting yang dapat dilakukan oleh suatu perusahaan adalah bukan memutuskan bagaimana menggunakan komputer-komputer untuk meningkatkan proses bisnis, tetapi memahami proses bisnis apakah yang memerlukan peningkatan.

2.      Menganalisis proses-proses yang telah ada: Proses bisnis yang telah ada akan dibuat model dan didokumentasikan, mencatat input, output, sumber daya, dan urutan aktivitas. Tim yang merancang proses akun mengidentifikasi langkah-langkah yang redundan, tugas-tugas yang memerlukan banyak kertas, kemacetan, dan ketidakefeksienan lainnya.

3.      Merancang proses yang baru: Ketika proses yang ada dipetakan dan diukur dalam hal waktu dan biaya, maka tim yang merancang proses akan berusaha untuk rneningkatkan proses dengan merancang yang baru. Proses baru yang "menjadi" lebih efisien akan didokumentasikan dan dibuat model untuk perbandingan dengan proses yang lama.

4.      Mengimplementasikan proses yang baru: Ketika proses yang baru telah seluruhnya dimodelkan dan dianalisis, maka harus diterjemahkan ke dalam suatu rangkaian prosedur yang baru dan aturan kerja. Sistem informasi yang barn atau peningkatan dari sistem yang telah ada harus diimplementasikan untuk mendukung proses perancangan ulang. Proses yang baru dan sistem pendukung akan diluncurkan ke dalam organisasi bisnis. Sebagaimana bisnis mulai menggunakan proses tersebut, maka permasalahan menjadi terselesaikan dan teratasi. Para karyawan bekerja dengan proses yang merekomendasikan peningkatan.

5.      Pengukuran yang terus-menerus: Ketika suatu proses telah diimplementasikan dan dioptimalkan, maka perlu diukur secara terus-menerus. Proses dapat memburuk dari waktu ke waktu seiring dengan para karyawan menerapkan metode yang lama, atau mereka akan kehilangan keefektifan ketika bisnis mengalami perubahan lainnya.

 

D. Analisis Sistem VS Programer

Analis Sistem adalah seseorang yang melakukan analisa dan perancangan terhadap sebuah sistem. Sedangkan programer adalah seseorang yang mengaplikasikan rancangan dan analisa yang dibuat oleh analis sistem. Analis sistem dan programer dapat diibaratkan seperti seorang arsitek dengan pekerjanya. Satu melakukan rancangan dan yang satunya lagi mengaplikasikan rancangan tersebut. Seorang Analis Sistem harus memiliki kemampuan dan pengetahuan seperti:

1.      Teknik pengolahan data, teknologi komputer dan pemrograman komputer. Biasanya seorang analis sistem berawal dari programer, sehingga biasanya pasti menguasai bahasa pemrograman yang diperlukan dalam pekerjaan seorang analis.

2.      Pengetahuan tentang bisnis secara umum. Aplikasi bisnis merupakan aplikasi yang biasa digunakan pada saat ini sehingga diharapkan seorang analis memahami pengetahuan bisnis secara umum sehingga aplikasi yang dibuat dapat dipahami oleh pemakainya.

3.      Pengetahuan tentang metode kuantitatif

4.      Keahlian pemecahan masalah. Seorang analis sistem harus dapat memahami permasalahan sebuah sistem dan merancangnya kembali sehingga terbebas dari permasalahan-permasalahan yang mungkin dapat terjadi.

5.      Keahlian komunikasi personil. Kemampuan ini bermanfaat pada saat melakukan wawancara, presentasi, rapat dan pembuatan laporan-laporan.

6.      Keahlian membina hubungan antar personil

 

E. Implementasi pada PT. Telkom

Untuk memfasilitasi proses kerja seluruh karyawan, Telkom membangun infrastruktur komunikasi yang terintegrasi untuk mempermudah koordinasi kebijakan dan sosialisasi strategi bisnis perusahaan antara pembuat kebijakan, pengelola SDM dan karyawan. Portal telkom yaitu menyediakan berbagai fitur diantaranya Sasaran Kerja Individu Online, absensi Online, surat Perintah Perjalanan Dinas Online, Cuti Online, Career Online dan Training Need Analysis Online. Selain itu telkom juga menerapkan berbagai aplikasi TI seperti proses otomatisasi bisnis Perusahaan baik berupa nota dinas elektronik, virtual meeting, shared files, online survei, dan intranet. Berikut Gambar dari tampilan portal Telkom:

1.      Login Portal Telkom Portal Telkom hanya dapat diakses oleh seluruh pegawai telkom, namun ada beberapa fitur yang hanya dikhususkan oleh manager untuk dapat melakukan proses bisnis tertentu.

2.      Home Portal Umum Merupakan Halaman saat pertama halaman dibuka atau sebelum user login

3.      Home Portal Privacy Halaman Pertama yang dibuka saat user telah melakukan login.

 

 

 

 

 

KESIMPULAN

Manajemen proses bisnis (business process management¾BPM) menyediakan berbagai macam alat bantu dan metodologi untuk menganalisis proses yang telah ada. Ketika sistem-sistem digunakan untuk memperkuat model             bisnis atau proses bisnis yang salah, maka bisnis dapat menjadi lebih efisien ketika melakukan apa yang seharusnya tidak dilakukan. Sebagai hasilnya, perusahaan menjadi rentan terhadap para pesaingnya yang telah menemukan model bisnis yang tepat. Ketika suatu proses telah diimplementasikan dan dioptimalkan, maka perlu diukur secara terus-menerus. Beberapa alat bantu BPM mendokumentasikan dan memonitor proses bisnis untuk membantu perusahaan dalam mengidentifikasi ketidakefisienan, dengan menggunakan perangkat lunak untuk menghubungkan dengan tiap-tiap sistem yang digunakan untuk proses tertentu oleh perusahaan untuk mengidentifikasi titik-titik yang bermasalah. Seiring dengan beberapa perusahaan yang meluas dengan cepat dari bisnis berskala kecil menjadi merek global.

Selain itu melakukan Analisis sistem dapat menggambarkan apakah yang harus dilakukan oleh suatu sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi, dan desain sistem (systems design) memperlihatkan bagaimana sistem akan memenuhi sasaran ini. Perancang sistem memerincikan spesifikasi sistem yang akan menjalankan fungsi yang diidentifikasikan dalam analisis sistem. Keterlibatan pengguna yang tidak memadai merupakan penyebab utama dari kegagalan sistem. Namun, beberapa sistem memerlukan lebih banyak peran serta pengguna, dibandingkan yang lainnya. Dalam tahap pemrograman (programming) spesifikasi sistem dipersiapkan, selama tahap perancangan diterjemahkan ke dalam perangkat lunak dan kode program.

Pengujian sistem informasi dapat dibagi ke dalam 3 tipe aktivitas: pengujian unit, pengujian sistem, dan pengujian penerimaan. Siklus hidup sistem (systems life cycle) adalah metode pengembangan sistem informasi yang paling tua. Selain itu siklus hidup sistem masih digunakan untuk pengembangan sistem yang besar dan rumit yang membutuhkan keperluan analisis yang tepat dan formal, spesifikasi yang telah ditentukan sebelumnya, dan kendali yang ketat atas proses-prosesnya. Beberapa jenis sistem informasi dapat dikembangkan oleh pengguna akhir dengan sedikit bantuan formal dari spesialis teknis, atau bahkan tidak sama sekali.

 

 

DAFTAR PUSTAKA

Anggraini, D., Hamiza, A., Doktoralina, C. M., & Anah, S. (2018). Application of Supply Chain Management Practices in Banks: Evidence from Indonesia. International Journal of Supply Chain Management, 7(5), 418-427.

Anggraini, D., & Tanjung, P. R. S. (2020). Company Value: Disclosure Implications of Sustainable Supply Chain, Profitability and Industrial Profile. International Journal of Supply Chain Management, 9(2), 648-655.

Ardianto, A., & Fitrianah, D. (2019). Penerapan Algoritma FP-Growth Rekomendasi Trend Penjualan ATK pada CV. Fajar Sukses Abadi. InComTech, 9(1), 49-60.

Damayanti, K., Fardinal., (2019). The Effect of Information Technology Utilization, Management Support, Internal Control, and User Competence on Accounting Information System Quality. Schollars Bulletin, 5(12), 751-758.

Doktoralina, C., & Apollo, A. (2019). The contribution of strategic management accounting in supply chain outcomes and logistic firm profitability. Uncertain Supply Chain Management, 7(2), 145-156.

Hanifah, S., Sarpingah, S., & Putra, Y. M., (2020). The Effect of Level of Education, Accounting Knowledge, and Utilization Of Information Technology Toward Quality The Quality of MSME ’ s Financial Reports. (3). doi:https://doi.org/10.4108/eai.3-2-2020.163573.

Herliansyah, Y., Nugroho, L., Ardilla, D., & Putra, Y. M., (2020). The Determinants of Micro, Small and Medium Entrepreneur (MSME) Become Customer of Islamic Banks (Religion, Religiosity, and Location of Islamic Banks ). The 1st Annual Conference Economics, Business, and Social Sciences, (2). doi:https://doi.org/10.4108/eai.26-3-2019.2290775.

Putra, Y. M. (2019). Membangun Sistem Informasi. Modul Kuliah Sistem Informasi Manajemen. FEB-Universitas Mercu Buana: Jakarta

Putra, Y. M., (2019). Analysis of Factors Affecting the Interests of SMEs Using Accounting Applications. Journal of Economics and Business, 2(3), 818-826. doi:https://doi.org/10.31014/aior.1992.02.03.129.

Rekarti, E., & Doktoralina, C. M. (2017). Improving Business Performance: A Proposed Model for SMEs. European Research Studies Journal, 20(3A), 613-623.

Rekarti, E., Doktoralina, C. M., & Saluy, A. B. (2018). Development model of marketing capabilities and export performance of SMEs: A proposed study. European Journal of Business and Management, 10(22).

Zamzami, A.H., & Putra, Y. M., (2019). Intensity of Taxpayers Using E-Filing (Empirical Testing of Taxpayers in Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang, and Bekasi). EPRA International Journal of Multidisciplinary Research (IJMR) 5(7), 154-161.